Oorspronkelijk gepubliceerd bij doxis.nl, 12 april 2017.
Hoe ga je om met het selecteren van digitale data?
Door: Ivana Ivkovic, Thinking, – Auteur van ‘De Zwerm. Een verhaal over de virtuele samenleving’
Nu het archief geen fysieke ruimte meer inneemt, liggen de mogelijkheden voor het verzamelen van data voor ons open. Maar hoe zorgen we ervoor dat het oneindige digitale archief geen oneindige rommelkamer wordt? En wat betekent dit voor je digitale duurzaamheid?
Iedereen die ooit een zolder heeft opgeruimd weet hoe het moet. Je bekijkt alle spullen, bedenkt wat nog nuttig kan zijn, stopt het bij elkaar in de dozen met het opschrift ‘bewaren’ en brengt de rest naar de vuilstort, of naar de kringloopwinkel. Het informatiebeheer gaat in organisaties niet wezenlijk anders. Een stapeltje documenten, een afgerond dossier, moet ofwel in permanente opslag of na een tijdje weg. Alleen zijn er sinds de digitalisering geen echte stapeltjes meer, en dus ook geen echte zolder die om de zoveel tijd moet worden leeg geruimd. Fysiek ruimtegebrek is niet langer een reden om data te bewaren of weg te gooien. Wat dan wel? Om welke redenen besluiten we tegenwoordig om de zolder op te ruimen? En zijn dat goede redenen?
1 Stel vooral de vraag: waaróm je iets wil bewaren
Bij veel organisaties is de invulling van het digitale informatiebeheer hoogst pragmatisch – wat wordt bewaard of weggegooid, wordt besloten op grond van de wettelijke eisen en de bestaande selectielijsten. Maar de duidelijkheid die de regelgeving schept kan ook verraderlijk zijn als de brede impact van digitalisering wordt onderschat, en als organisaties voorbijgaan aan de belangrijke vragen die zich met digitalisering aandienen: hoe willen we met ons digitaal geheugen omgaan? Op welke manier het beste te anticiperen op de ontwikkelingen van de toekomst – qua technische mogelijkheden, maar ook qua ontwikkelingen in de maatschappij? Want de vraag is niet alleen wat we willen bewaren en hoe, maar ook: waaróm, met welk oogmerk?
2 Geen technisch vraagstuk maar een organisatievraagstuk
Zo betekent een heldere richtlijn bijvoorbeeld niet dat alle relevante informatie ook daadwerkelijk wordt bewaard. Want informatie ligt opgeslagen op verschillende plekken, en een deel verdwijnt onder de radar. Het selecteren van digitale informatie wordt op slechts een deel van het totaal toegepast. E-mails, tweets, of WhatsApp-berichtjes zitten daar vaak niet bij – en deze kunnen wel relevant zijn. Informatie wordt alleen goed bewaard als het aansluit op de informatiehuishouding van de hele organisatie, en die informatiehuishouding is sinds de digitalisering enorm in complexiteit toegenomen. In plaats van een archiefafdeling waar professionals zorgen voor het beheer, is door digitalisering de taak van archivering verspreid onder vele medewerkers, en staat deze taak tegenwoordig dichter bij het werkproces.
3 Discipline hoort er wel bij
Op een goede manier de relevante informatie bewaren vereist een enorme discipline, en soms is dat te veel gevraagd. Hiermee is het beheer van digitale informatie niet langer een technisch vraagstuk, maar een organisatievraagstuk.
Dit organisatievraagstuk is op zijn beurt al een hele opgave, sinds uitbesteden eerder een regel dan een uitzondering is. Informatie van een groot project – een snelweg bijvoorbeeld – ligt verspreid bij vele overheidsinstanties en bedrijven die de werkzaamheden aan de weg verrichten. De vraag wie dan de informatie moet beheren is niet zo eenvoudig te beantwoorden. In het sociale domein ontstaat een vergelijkbaar probleem aangezien de gemeente de opdrachtgever is en alles moet aansturen, maar er in de praktijk talrijke hulpverleners bij betrokken zijn. Dat kunnen grote organisaties zijn, maar ook kleine zelfstandigen zoals psychologen. Daarom moet er hoe dan ook informatie gedeeld worden. De vraag is wat de beste manier is om dat te doen.
4 Open data versus privacybescherming
Een ontwikkeling als open data – één gezamenlijke Data Cloud voor vele betrokkenen – lijkt op den duur de enige oplossing te zijn om deze versnippering, atomisering, het hoofd te bieden. En uiteraard staat een dergelijke oplossing haaks op zaken als privacybescherming of, in het geval van infrastructuur, eigendomsrechten. Maar juist daarom moet er meer discussie zijn over hoe op een effectieve én een integere manier met informatie om te gaan. Het huidige beleid heeft voornamelijk het behoud van controle als doel, en richt zich onvoldoende op de vraag naar samenwerking.
5 Samenwerken móet in de digitale wereld
En de belangrijke invloed van digitalisering is dat we hoe dan ook niet langer om het samenwerkingsvraagstuk heen kunnen. De ontwikkeling die ingezet is met digitalisering, is namelijk niet vrijblijvend. Zo wordt de ontwikkeling van een gezamenlijke Data Cloud – een ‘data-zwerm’ – door de Rotterdamse techniekfilosoof Jos de Mul niet gezien als slechts één van de vele mogelijkheden, iets waar we in de toekomst naartoe kunnen groeien, maar als een noodzakelijke randvoorwaarde om in die toekomst nog fatsoenlijk te kunnen blijven werken, en dat is een heel ander uitgangspunt.
6 Ontwikkel een visie op wat je documenteert…
Dat het huidige beleid zich meer op controle dan op samenwerking richt, is ook zichtbaar in de strategie die nu wordt gevolgd om de grote berg digitale data te beheren. De eindeloze stroom informatie moet namelijk zo snel mogelijk worden ingedamd: selectie is niet langer iets dat achteraf gebeurt, bij een voltooide zaak, maar gebeurt bij de bron. Zodra er informatie binnenkomt, een vergunningsaanvraag bij een gemeente bijvoorbeeld, moet het worden geoormerkt als iets dat bewaard moet worden, na een bepaalde tijd weg mag, of zelfs weg moet. Het probleem daarbij is dat er niet altijd onmiddellijk bepaald kan worden of een zaak zal uitgroeien tot iets groters of niet. Zo kan een klacht jaren later uitgroeien tot een grote klokkenluidersaffaire, en de aanvankelijk afgehandelde brieven kunnen een nieuwe betekenis krijgen. In het kort: de vraag wat bewaard moet worden en wat weg mag, is niet louter procedureel. Het is belangrijk om een visie te ontwikkelen over hoe en waarom data gedocumenteerd wordt.
7…en vertaal die visie naar de organisatie
Dergelijke visies worden wel ontwikkeld, maar vinden slechts mondjesmaat een vertaling naar het organisatieniveau. Zo heeft Charles Jeurgens, hoogleraar Archivistiek bij de Universiteit Leiden en adviseur bij het Nationaal Archief, al in 2008 een visie geschreven over selectie vanuit erfgoedperspectief: Gewaardeerd verleden. Terwijl er nu per werkproces wordt bepaald welke data bewaard wordt, stelt het visie-rapport van Jeurgens een compleet andere benadering voor, namelijk om te kijken welke organisaties iets hebben gedaan wat voor de Nederlandse geschiedenis interessant is. Selectie gebeurt dan op basis van trends en hotspots – een belangrijke trend sinds de jaren zeventig is het opkomend milieubewustzijn, en het gifschandaal in Lekkerkerk is dan een hotspot. Op basis van dergelijke trends en hotspots wordt besloten welke informatie verzameld en bewaard moeten worden, ook uit particuliere bronnen. Dat is een heel andere aanpak.
(…)
Klik hier om het hele artikel te lezen op de website van Doxis.
